Hogyan segítheti személyes rendezvényeidet a lead nurturing és a marketing automatizálása

Az ilyen rendezvények továbbá kiváló lehetőséget nyújtanak egy kis úgynevezett „lead nurturingre” is. A lead nurturing egy angol kifejezés, ami lényegében az érdeklődők (azaz leadek) „gondozását” (nurturing) jelenti. Másképpen megfogalmazva: a lead nurturing az a tevékenység, amely során az az érdeklődő, de döntésképtelen ügyfeleket megfelelő információk biztosításával rávezeted arra, hogy a te termékedet vagy szolgáltatásodat válasszák a versenytársak kínálata helyett.

Az alábbiakban kifejtjük, hogy mi az a három fázis (a rendezvény előtt, közben, után), amely minden rendezvényre vonatkozik, illetve hogy mi az a két rendezvénytípus, amelyekkel egy cég találkozhat (látogatott vagy saját rendezésű). Hogyan készülj fel a különböző rendezvénytípusokra és azok fázisaira? Lássuk…

Látogatott rendezvények

Ezek azok a rendezvények, amelyeket a cég vagy vállalkozás nem saját maga rendez, hanem vendégként van jelen rajtuk. Ilyenek például az expók, a konferenciák, a szakmai vásárok, stb. Az ilyen rendezvényeken a célod nem csak az, hogy kitűnj a tömegből, hanem hogy a rendezvény után ezt egy külön stratégiával folytathasd is.

Tennivalók a rendezvény előtt

Ebben a fázisban a marketing oroszlánrésze azokra az érdeklődőkre irányul, akik már jelen vannak az adatbázisodban, akiket valószínűleg egy korábbi rendezvényen szereztél. Látható tehát, hogy ez a fázis egyfajta körforgást zár le és indít újra a rendezvénymarketing stratégiában. Ez a rendezvényt megelőző időszak a lead nurturingre fókuszál.

A lista szétválogatása

Az első lépés a meglévő kapcsolatokból álló listád szétválogatása, vagyis szegmentálása. A cél az, hogy kiválaszd azokat a kapcsolatokat, akiket a legnagyobb valószínűséggel érdekelne az elkövetkezendő rendezvény. Szükség szerint még ezeket a szegmentált listákat is további kisebb listákra bonthatod szét, amelyeknek más és más promóciós anyagokat készíthetsz elő. Ezt követi a tartalmak felhasználása a különféle marketing csatornákon keresztül (blogok, közösségi média, email, stb.) a rendezvény beharangozására.

Hirdesd a rendezvényt ezerrel

Nem minden esetben érdemes (vagy lehetséges) azonnal minden információt egyszerre prezentálni a rendezvényről a célközönségnek. Egy drip e-mail kampány tökéletes formátum erre. A drip e-mail kampányok lényege, hogy az információkat több kisebb részletre osztják szét, és előre megszabott időközönként adagolják azt a címzetteknek (általában 1-2 hetente kiküldött e-mailek formájában).

Éppen ezért kiválóak arra, hogy felkeltsék az érdeklődést egy rendezvény iránt, mindig egyre több és több információt leleplezve arról, hogy mire számíthatnak majd a vendégek. Az első néhány e-mail szándékosan „titokzatos”, míg a későbbiekben már egyértelmű cselekvésre való felhívás (CTA) is szerepel, plusz egy regisztrációs hivatkozás is.

Ezekben az e-mail kampányokban jelenik meg a marketing automatizálás.

Tennivalók a rendezvény közben

Míg az előző fázis célja a lead nurturing volt, a rendezvény közben az új leadek (azaz érdeklődők) megkaparintása lesz a feladatod. Mivel ezen a rendezvényen te magad (vagy vállalkozásod/céged/stb.) is vendégbemutatóként vagy jelen, így fontos előre tudni, hogy milyen lehetőségeket biztosít majd a számodra rendelkezésre álló hely.

Ragadd meg az emberek figyelmét

Sok esetben csupán néhány méterre tőled közvetlen versenytársaid igyekeznek majd meg szerezni az értékes leadeket előled. Elengedhetetlen tehát, hogy saját standodat minél hívogatóbbá, érdekesebbé tedd. Ezt megteheted valamilyen kreatív látványvilág kialakításával, nyereményjátékokkal, vagy más csalogató módszerekkel.

Foglalkozz az érdeklődőkkel

Kulcsfontosságú már az első pillanattól kezdve éreztetni az érdeklődőkkel (tehát lehetséges ügyfelekkel), hogy értékes és fontos személyek céged számára. Ez megkönnyíti majd, hogy megszerezd kapcsolati adataikat (e-mail, név, stb.) akár egy névjegykártya formájában, akár digitálisan (például készíthetsz egy landing oldalt kifejezetten a rendezvényre látogatók számára).

Tennivalók a rendezvény után

A rendezvény után újra a nurturing, tehát az érdeklődők „gondozása” kapja vissza a főszerepet, és – akárcsak a rendezvény előtt – ismét listákra kell szegmentálnod az újdonsült leadeket. Ezen szegmentálás célja elválasztani az ígéretes érdeklődőket a kevesebb lehetőséget hordozóktól.

Vedd fel tehát a kapcsolatot a leadekkel (lehetőleg közvetlenül a rendezvény utáni napon). A rendezvény utáni nurturing kampánynak ekkorra már készen kell állnia az első érdeklődőkre.

Keresd fel őket

Ne hibáztasd az érdeklődőket, ha megfeledkeznek rólad a rendezvény után, hiszen céged neve csak egy volt két tucat másik mellett. A kapcsolatfelvétel a te feladatod lesz, nem az övék – keresd fel őket például egy e-mailen keresztül, és emlékeztesd őket valami jellegzetességre, amivel a rendezvényen a te standodnál találkozhattak.

Az első emailben ajánlott emlékeztetni őket, hogy hogyan jutottál hozzá a kapcsolati adataikhoz, nehogy spamnek nézzék üzenetedet. Ezt a bizalmat tovább erősítheted, ha megemlíted azt a témát is, amiről a rendezvényen szót váltottál velük (vagy valamelyik ezzel megbízott kollégád).

Kínálj fel egy kihagyhatatlan ajánlatot

A rendezvényt követő nurturing kampány fontos része további opciókat kínálni az érdeklődők számára, ami nem csak az érdeklődésüket táplálja, de további lépésekre is ösztönözheti őket. Az egyik legfontosabb ilyen lépés egy következő rendezvény meglátogatása.

Kínálj tehát többféle tartalmat, amelyek a konverziós folyamat bármely részénél járó ügyfelek számára relevánsak lehetnek, és ne felejtsd el felhívni az érdeklődők figyelmét a következő rendezvényre sem.

Ne add fel

A kevésbé ígéretes érdeklődőkhöz több időre, és kevésbé agresszív kampányolásra lesz szükséged. Még azoknak a leadeknek is kiküldhetsz egy „Sajnáljuk, hogy nem találkozhattunk” e-mailt, akik nem mentek el a rendezvényre, összefoglalva benne azokat az érdekességeket, amiről lemaradtak (és ezzel arra ösztönözve őket, hogy a jövőben ne hagyják ki ezeket a lehetőségeket).

Saját rendezvények

Amikor te magad (céged/vállalkozásod) a rendezvény házigazdája, akkor változtatnod kell stratégiádon, hiszen maga a rendezvény az, a termék, amit megpróbálsz eladni. Ez lehet egy workshop, vagy egy előadás, vagy valamilyen hasonló jellegű rendezvény (esetleg ezek keveréke).

A jó hír az, hogy amennyiben a rendezvény a „tiéd”, sokkal több figyelmet kaphatsz az érdeklődőktől – a „rossz” hír pedig az, hogy ennyivel több felelősség is nehezedik a vállaidra.

Tennivalók a rendezvény előtt

Az általad szervezett rendezvény szólhat az új leadek megszerzéséről, a meglévők gondozásáról, vagy akár egyszerre mindkettőről is, attól függően, hogy milyen közönséget célzol meg vele.

Akár csak az egyik, akár mindkét csoporttal szeretnél foglalkozni a rendezvény során, fontos, hogy mindkét szegmenst megfelelő drip kampányokkal készítsd fel rá. Érdemes figyelembe venni, hogy míg a közösségi platformok a leadek megszerzésére alkalmasabbak, a nurturing inkább az email kampányokkal lehet sikeresebb.

Tennivalók a rendezvény közben

Ez főleg a rendezvény jellegétől függ, a cél azonban mindig a vendégekkel való kapcsolatteremtés kell, hogy legyen.

Vedd figyelembe az erőforrás-szükségleteket

 
Tudasd a világgal, hogy mi történik

Érdemes néha egy-egy képet vagy egy rövid videót feltölteni a rendezvény fontosabb pillanatairól, de bizonyos részeket még élőben is közvetíthetsz a közösségi oldalakon. Ez nem csak a jelenlévő vendégekkel érezteti majd, hogy egy fontos rendezvényen vannak, hanem azoknak is megmutatja, hogy mit hagytak ki, akik nem jöttek el valamilyen okból.

Légy figyelmes

Már az olyan apróságok is sokat számítanak, mint egy automatikus e-mail a rendezvény főbb napirendi pontjairól, vagy egy „Köszönjük!” üzenet a regisztráció után. A lényeg, hogy valamilyen értéket szolgáltass a címzetteknek, és tedd azt személyes stílusban.

Tennivalók a rendezvény után

Akárcsak a látogatott rendezvények esetén, az utólagos fázis a lead nurturingről vagy az üzleti fejlesztésről (hosszútávú értékek létrehozása egy cég számára az ügyfeleken és a kiépített kapcsolatokon keresztül) kell szóljon.

Mivel azonban a saját rendezvények csak saját cégedről szólnak, ez a fázis sokkal több lehetőséget kínál a hosszútávú lead nurturingre.

A körforgás vége

Megint csak az ígéretes és kevésbé esélyes leadek szétválogatásával kezdj. Tartsd továbbá észben, hogy az egész rendezvénymarketing egyfajta körforgás, és a célja nem csak az, hogy az emberek érdeklődni kezdjenek termékeid és/vagy szolgáltatásaid iránt, hanem az is, hogy a következő rendezvényre is ellátogassanak majd.

Mérd fel a rendezvény eredményességét

Végezetül érdemes megvizsgálni, hogy mekkora sikere volt rendezvényednek. Ilyenkor több statisztikát is ajánlott kielemezni, például az e-mailek átkattintási arányát. Nem árt, ha összefoglaló megbeszélést tartasz a rendezvényről munkatársaiddal, ahol összeírjátok azokat a dolgokat, amik pozitív visszhangot keltettek, vagy eredményesnek tűntek, illetve azokat is, amik némi javítást igényelnek.

Mindezen statisztikákat és pontokat egy külön jelentésben érdemes összefoglalni, amiből aztán a következő rendezvényre sokkal egyszerűbb lesz majd felkészülni.