Miért és hogyan készítsd el céged közösségi média szabályzatát
Miért és hogyan készítsd el céged közösségi média szabályzatát
Ha hihetünk a statisztikáknak, a közösségi médiát több, mint 3,5 milliárdan használják világszerte. Ez természetesen páratlan lehetőségeket kínál az olyan cégek, márkák és marketingesek számára, amik és akik ott szeretnék elérni célközönségeiket, ahol azok a legszívesebben töltik idejüket. Mivel rengeteg múlik egy cég közösségi jelenlétén, ezért fontos, hogy minden ilyen jellegű tevékenység egy tisztán megfogalmazott közösségi média szabályzat alapján történjen.
Ebben a cikkben bővebben is kifejtjük, hogy mi az a bizonyos közösségi média szabályzat, és hogy hogyan készíthetsz egyet Te is céged számára.
Mi az a közösségi média szabályzat?
A közösségi média szabályzat egy olyan dokumentum, ami meghatározza, hogy egy cég miként használja a közösségi médiát marketing- és egyéb tevékenységekre. Ez a szabályzat továbbá a cég alkalmazottjainak közösségi fiókjaira is kiterjed (erről lejjebb bővebben is szót ejtünk).
Ez a definíció persze önmagában nagyon egyszerű, azonban fontos figyelembe venni, hogy a közösségi média folyamatosan változik: a platformok által megfogalmazott szabályzatok, a trendek, a felhasználók elvárásai és a technológiai újítások mind befolyásolják egy cég közösségi hozzáállását. Éppen ezért közösségi média szabályzatodat úgy kell elkészítened, hogy a későbbiekben szükség szerint frissíthesd és bővíthesd azt.
Mindemellett fontos az is, hogy ez a szabályzat tiszta és érthető legyen, hogy minden munkatársad és alkalmazottad könnyedén tudja követni azt.
Miért van szüksége cégednek közösségi média szabályzatra?
Habár egy cég közösségi média szabályzat nélkül is aktívan jelen lehet bármelyik közösségi platformon, sokkal ésszerűbb ezeket a tevékenységeket egy meghatározó dokumentum alapján végezni.
Egy közösségi média szabályzat segít felépíteni és megőrizni céged online hírnevét és jelenlétét. Mindemellett sokkal egyszerűbb összehangoltan vezetni vele több platform fiókjait is.
Ez a saját szabályzat figyelembe veszi az összes használt platform szabályait, lehetővé téve ezzel, hogy céged mindenhová biztonságos, vagy, ha úgy tetszik „legális” tartalmakat készíthessen és tölthessen fel.
Egy közösségi média szabályzat egyik legfontosabb funkciója, hogy felvázolja a teendőket egy esetleges PR baki alkalmával. Ezek a baklövések még egy cég legőszintébb igyekezetei ellenére is megtörténhetnek, és rengeteget segíthet, ha azonnal képes vagy reagálni rájuk.
Céged közösségi média szabályzata magába foglalja az alkalmazottaktól elvárt közösségi magatartást, továbbá felhatalmazza őket arra, hogy saját profiljaikon is népszerűsítsék a márkát.
Hogyan készítsd el céged közösségi média szabályzatát
1. Oszd ki a csapattagok feladatait
Mindenekelőtt fontos tisztázni (és a szabályzatba foglalni), hogy kik milyen feladatokat látnak majd el a cég különböző közösségi fiókjain. Fogalmazd meg, hogy ki melyik fiókot kezeli majd, illetve hogy milyen felelősségek hárulnak majd rájuk ezen a pozíción keresztül.
Érdemes feltüntetni a néven kívül a céges email címet és más elérhetőségeket is, amelyek segítségével más csapattagok és munkatársak könnyedén felvehetik a kapcsolatot az adott fiók vezetőjével.
Továbbá érdemes találni valakiket az alábbi feladatkörökre is (és minden egyébre, amire cégednek szüksége lehet:
- Egy közösségi média stratégia elkészítése
- Közösségi média hirdetések
- A közösségi média fiókok biztonságának felügyelete
- Bejegyzések posztolása és kapcsolattartás a közönséggel
- Jogi kérdések ellenőrzése, tisztázása
- Problémakezelés
- Továbbképzések
2. Vázold fel a különféle biztonsági eljárásokat
Közösségi médiás fiókjaid nem csupán értékes céges eszközök, hanem érzékeny támadási felületek is egyben. Ha egy rosszindulatú behatolónak sikerülne hozzáférnie fiókjaidhoz, annak beláthatatlan következményei lehetnének. Közösségi biztonsági felelősödnek rendszeresen gondoskodnia kell arról, hogy minden biztonsági óvintézkedést megtegyetek cégeden belül fiókjaid megóvása érdekében.
Szabd meg a szabályzatban, hogy milyen gyakran és milyen szabályok szerint váltogassátok a fiókok jelszavait (pl. hány karakter hosszúak legyenek, ne használjátok újra az előző 5 jelszót, stb.) Emellett figyelni kell arra is, hogy minden szoftverfrissítés időben felkerüljön a vállalati rendszerre, hiszen ezek is fontos biztonsági javításokat hordozhatnak, amelyek fokozott védelmet nyújtanak az egész cég számára.
Mint fent említettük, érdemes legalább egy (vagy a cég méretétől függően több) főt is megbízni a fiókok biztonságának felügyeletével. Ez a valaki lesz az a személy, akihez a többi munkatárs fordulhat biztonsági kérdéseivel és gyanúival.
3. Készülj fel a közösségi vészhelyzetekre
Egy közösségi média szabályzat fő célja, hogy elkerülje a kisebb-nagyobb vészhelyzeteket, amelyek veszélybe sodorhatják céged hírnevét, jelenlétét, illetve persze ügyfeleid biztonságát. Persze sajnos ez még önmagában nem jelent 100%-os védelmet minden probléma ellen, ezért fontos, hogy a szabályzat magába foglalja azt is, hogy mi a teendő, ha mégis beüt a baj.
Sorold fel közösségi média szabályzatodban az összes fő érintettet, és azokat, akiket vészhelyzet esetén értesíteni kell. Fontos, hogy minden csapatnak saját feladatokat, eljárásokat szabj meg ilyen esetekre – a legfontosabb csapatok ilyenkor a PR, a közösségi média és a jogi osztályok, illetve a cég legfelső vezetőségének tagjai.
A szabályzatnak továbbá tartalmaznia kell azokat a lépéseket, amelyeket követve megállapítható a probléma jellege és mérete is. Emellett szükségetek lesz egy részletes kommunikációs tervre is, ami segít zökkenőmentesen továbbítani a szükséges információkat a megfelelő csapatok számára.
4. Térj ki a jogi és platformszabályzati kérdésekre
Céged közösségi média szabályzata magába kell foglalja mindazokat a jogi előírásokat, amelyeknek cégednek meg kell felelnie a közösségi médián. Ehhez persze ismerni kell a használt platformok saját szabályzatait, amihez érdemes jogi szakértő segítségét kérni. Egy ilyen szakértő segít érthető, hétköznapi nyelvre fordítani azokat az előírásokat, amelyek meghatározzák közösségi tevékenységeidet alkalmazottaid számára.
Fontos szempontok például az ügyfelek adatainak biztonságos kezelése, a jogvédett tartalmak publikálásának feltételei, illetve a belső, céges kommunikációk titkosítása.
Azért is fontos egy jogi szakértő segítségét kérni, mert különféle területekre más és más jogszabályok vonatkozhatnak, ami különösen nemzetközi tevékenységek esetében kritikus szempont.
5. Szabályozd az alkalmazottak személyes fiókjainak használatát
Egy cég közösségi média szabályzata nem csupán a céges közösségi fiókok használatára tér ki, hanem azt is megszabja, hogy az alkalmazottak hogyan (pontosabban hogyan ne) viselkedjenek a platformokon.
Fontos előírni, hogy az alkalmazottak semmilyen olyan tartalmat ne osszanak meg személyes fiókjaikon, amelyek sérthetik a cég hírnevét, vagy amelyek sértik az adott platform szabályzatát – ilyen például a gyűlöletkeltés, a zaklatás, a fenyegetések, kéretlen tartalmak stb. Fogalmazd meg a szabályzatban, hogy minden csapattag önmaga felelős saját fiókjaiért.
6. Szabd meg minden alkalmazott feladatait
A cég közösségi médiával foglalkozó alkalmazottai ugyan nem feltétlenül elég képzettek, hogy márkád nevében kommunikálhassanak más felhasználókkal, a különböző platformok azonban lehetőséget kínálnak nekik erre. Éppen ezért biztosítanod kell, hogy ők is felelősségre vonhatók legyenek.
Fontos, hogy közösségi média szabályzatodban kijelöld minden alkalmazottad feladatait. Persze az, hogy kire milyen szerepkör hárul, az az adott cégtől függ.
7. „Publikáld” szabályzatodat az érintettek számára
Közösségi média szabályzatod nem ér majd sokat, ha az érintettek nem férhetnek hozzá. Miután elkészült, el kell döntened, hogy hogyan juttasd el hozzájuk a dokumentumot.
Az egyik opció például az alkalmazotti kézikönyvet frissíteni vele, hogy mind a meglévő, mind az új munkatársak hozzáférhessenek. Természetesen ez meglehetősen sok papírhulladékot termel majd az idők során, ahogy új és új változtatásokat végzel a szabályzaton, így nem feltétlenül ez a legjobb megoldás.
Egy praktikusabb alternatíva a céges hálózatra feltölteni a dokumentumot, ahol minden alkalmazott könnyedén hozzáférhet. Egy ilyen hálózaton könnyedén frissíthető a szabályzat és megadható az is, hogy csak néhányan módosíthassák azt, és a legtöbben csak olvasási, megtekintési jogosultsággal rendelkezzenek.
Az Intel például teljesen nyilvánosságra hozta saját céges közösségi média szabályzatát, így azt bárki elolvashatja a márka webhelyén. Ez természetesen nem szükséges, de mindenképpen egy opció.
8. Ellenőrizd rendszeresen és frissítsd szükség szerint
A közösségi média szabályzatnak mindig naprakésznek kell lennie, hogy megfeleljen a legújabb elvárásoknak mind a cég, mind a platformok, mind pedig a közönség részéről. Egy elavult közösségi média szabályzat többet árthat, mint amennyit segíthetne.
Érdemes legalább félévente ellenőrizni a szabályzatot és elvégezni a szükséges módosításokat. Természetesen ezeket az érintettekkel is érdemes egyeztetni és megbeszélni, mielőtt bármit véglegesítenél. Ne felejtsd el továbbá értesíteni az alkalmazottakat a változásokról!
Tartalomjegyzék
Mi az a közösségi média szabályzat?Miért van szüksége cégednek közösségi média szabályzatra?
Hogyan készítsd el céged közösségi média szabályzatát
1. Oszd ki a csapattagok feladatait
2. Vázold fel a különféle biztonsági eljárásokat
3. Készülj fel a közösségi vészhelyzetekre
4. Térj ki a jogi és platformszabályzati kérdésekre
5. Szabályozd az alkalmazottak személyes fiókjainak használatát
6. Szabd meg minden alkalmazott feladatait
7. „Publikáld” szabályzatodat az érintettek számára
8. Ellenőrizd rendszeresen és frissítsd szükség szerint
MARKETING SZÓTÁR
Online marketing tanácsadó 1998-óta
Diplomáim megszerzése után nem tudtam eldönteni, hogy a tudományos pályán maradjak, vagy helyezzem marketing iránti érdeklődésemet üzleti alapokra. Legyen hát a kettő együtt, gondoltam. Levelezőn kezdtem neki a marketing doktori elvégzésének, oktattam az egyetemen, közben megalapítottam a Marketing Professzorok online marketing ügynökséget. Az eltelt időszakban több, mint 500 KKV és több tucat nagyvállalat marketing kommunikációjában játszottam szerepet, mint online marketing tanácsadó. A kutatást sem adtam fel, csapatommal egy olyan marketing kommunikációs stratégiát építettünk fel, mely keresőoptimalizálás (SEO), Social Media Marketing és tartalommarketing (publishing) alapokon szinte minden iparágban eredményesen és költséghatékonyan bevethető. Amennyiben eljutottál már oda, hogy tudod, a Ti cégeteknél is egy ilyen hatékony marketing kommunikációs stratégiára van szükséged, kérd ajánlatunkat! Ha még nem érzed az Internet elsöprő erejét, olvasgasd cikkeinket - de tudom, egyszer így is eljön a Te időd!
Online marketing tanácsadás
Az online marketing nem egyezik meg az offline marketinggel. Egészen másak a reakcióidők, a reakciók, az eszközök. Legyen szó kisvállalkozásról vagy egy gyógyszergyár több brandjéről, az eddig bevált sales és marketing nem adaptálható az online világra. Nem elég egy cégbemutatkozó, sőt nem elég egy jól megírt marketing szöveg sem. Az Interneten nem csak a potenciális vevőknek írunk, a keresőmotorokat és az Internetezők szokásait is figyelembe kell vennünk. Ha viszont ezeket eltaláljuk, elkapunk egy fonalat mely akár olyan ingyenes reklámot hozhat cégünknek, amely annyi emberhez jut el, amennyit a hagyományos eszközök segítségével nem is remélhetünk. Mi kell ehhez? Keresőoptimalizálás? Közösségi média marketing? Tartalommarketing? Egy kreatív ötlet és sok-sok tapasztalat, na és mindenek előtt egy jól kidolgozott marketing stratégia!
Online PR és Publishing
Az online marketing mellett a Publishing és az online PR is része egy komplex marketing stratégiának. Gyógyszergyáraknál dolgozva megtanultam, mi az, ha az embert nem csak a kőkemény és tőkeerős konkurencia akarja megfektetni, feljelenteni, elgáncsolni, hanem a hatóságokkal és a média ellenszelével is harcolni kell. Sok olyan projektben vettem rész, ahol még csak látszódnia sem szabadott annak, hogy mit akarunk eladni, mégis konkrét eladási számokat vártak a multinacionális vállalat központjában az online PR vagy a Publishing hatására. Hibázni nem lehet, mert a konkurencia és a hatóságok szeme ránk szegeződik, a legkisebb félrelépésre is milliós büntetéseket várhatunk. Mégis rekordokat döntöttek az eladás-növekedési számok!
Online marketing előadások, oktatás és kutatás
A Gödöllői Szent István Egyetem Marketing Intézetének oktatójaként nem csak a diákok képzésében, de az elméleti kutatásokban is részt veszek. Doktori (PHD) munkám is online marketing témában készül. Az egyetemi kutató munka és a Marketing Professzorok Kft. mindennapi éles gyakorlati munkája során olyan tapasztalatokat szerezhetek, amelyet kevesen ma Magyarországon. Az élvonalbeli, EU-s forrásokból is támogatott elméleti egyetemi kutatás és az üzleti élet könyörtelen kihívásainak kombinációja hatékony és a konkurencia előtt járó tudást ad. Ezeket nem csak diákjaimnak, hanem nemzetközi marketing konferenciákon kutató társaimnak is igyekszem átadni, de ügyfeleimnél a mindennapi gyakorlatban is sikerrel alkalmazom. Keresőoptimalizálás, Facebook marketing, AdWords kampányok, LinkedIn és sorolhatnám azokat a vállalati tanfolyamokat, amelyeket tartottam az elmúlt években, kihelyezve vállalatoknál.
SEO tanácsadás, saját kutatás alapján
A SEO a komplex online marketing leghatékonyabb eszköze. A keresőoptimalizálás megítélése egy kis időre megrendült a közösségi média marketing felületek kialakulásával, amióta azonban azokon egyre inkább csak fizetett hirdetésekkel lehet nagy eléréseket produkálni, a SEO ismét vezeti a költséghatékony online marketing eszközök listáját. A keresőoptimalizálás azonban nem egy állandó rendszer, a Google algoritmusainak folyamatos változása a korábban jól prosperáló weblapok látogatottságát dönti rommá. Ahhoz, hogy naprakészek legyünk a SEO minden kis trükkjével, folyamatosan figyelnünk kell a nemzetközi irodalmat, valamint saját kísérleteket beállítva ellenőrizzük - vagy megdöntjük az onnan származó állításokat. A megszerzett tudást keresőoptimalizálási tanácsadásunk során alkalmazzuk ügyfeleink weboldalain.