Az email definíciója és szerepe az online marketingben

Az email definíciója

Az email (electronic mail, azaz elektronikus levél, esetenként “e-mail”) egy elektronikus telekommunikációs eszköz. Az email továbbá jelentheti magát az üzenetet is, amelyet a feladó elküld egy (vagy több) címzettnek.

Az emaileket általában az ASCII (American Standard Code for Information Interchange) szabvánnyal szokás kódolni, azonban az emailek képeket és hanganyagokat (vagy akár rövidebb videókat) is tartalmazhatnak, csatolt, vagy beágyazott fájlok formájában.

Az emailek nyilvános és privát hálózatokon is küldhetők, attól függően, hogy milyen rendszerben használják őket.

Az email az internet egyik legrégebbi telekommunikációs eszköze, és a mai napig az internetes forgalom egy jelentős részét teszi ki.

 

Az emaileket egy, vagy akár több címzettnek is el lehet küldeni egyszerre. Ezek a címzettek megadhatók manuálisan, habár a nagyobb cégek általában email-listákat használnak, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy egy-egy sablon emailt több száz, vagy akár több ezer címzettnek is kiküldhessenek.

 

Az emailek használata

Az email többféleképpen is használható személyes, vagy szervezeti, üzleti célokra is.

Sokan előszeretettel használják az emaileket, hogy barátaikkal, vagy kollégáikkal kommunikálhassanak. Jellegéből adódóan az emailek nem csak azt teszik lehetővé, hogy az üzeneteket egyszerre több címzettnek kiküldjék, hanem azt is, hogy a feladók és címzettek a saját időbeosztásukhoz igazodva kommunikálhassanak egymással.

 

A cégek szintén gyakran küldenek emaileket egy-egy, vagy egyszerre több főnek is, amiben emlékeztethetik őket egy közelgő időpontról, vagy további kiegészítő információkat kínálhatnak egy megbeszélést követően, stb. Ebben nagy segítség, hogy a legtöbb email platform naptár és emlékeztető funkciókat is kínál.

A XXI. században emailben szokás kiküldeni a hírleveleket is. Ilyenkor a cég egyszerre akár több ezer feliratkozóhoz is eljuttathatja üzenetét anélkül, hogy akár egyetlen emailt is meg kellene címeznie, hiszen minden egy feliratkozói lista alapján történik. Ezek az email listák szegmentálhatók is, hogy a címzettek minél személyre szabottabb üzeneteket kaphassanak.

 

Email marketing

Az email marketing egy szintén gyakori példa az email használatára. Az automatikusan kiküldött emailek idővel fizető ügyfelekké alakíthatják azokat, akik eredetileg csak érdeklődőkként iratkoztak fel egy cég hírlevelére. Például sok webáruház küld emlékeztető emaileket regisztrált felhasználóinak, ha azok egy bizonyos ideig termékeket tartanak a bevásárlókosarukban, de nem vásárolják meg azokat.

 

A marketing emaileknek több típusa is van:

Üdvözlő emailek

Ezeket egy cég email rendszere automatikusan kiküldi azoknak a felhasználóknak, akik valamilyen úton feliratkoztak a cég hírlevelére (például regisztráltak a webáruházban, vagy megadták elérhetőségeiket egy e-könyvért cserébe). Az üdvözlő emailek általában további hasznos információkat kínálnak a feliratkozónak, és néha nem csak egyetlen üzenet, hanem egy email sorozat formájában küldik ki őket.

 

Promóciós emailek

A promóciós emailek általában valamilyen ajánlatot kínálnak a címzetteknek. Ez lehet egy leárazás, egy ajándék próbaidőszak egy szolgáltatásra, és így tovább.

 

Leadgondozó emailek

Amikor valaki feliratkozik egy hírlevélre, akkor a cég általában érdeklődőnek (azaz „lead”) tekinti azt. A „leadgondozó” emailek célja, hogy tájékoztassák az érdeklődő feliratkozókat a cég kínálatáról, és vásárlókká alakítsák őket. A leadgondozó emailek általában sorozatban kerülnek kiküldésre, miután a felhasználó érdeklődést mutatott a márka kínálata iránt (pl. letöltött egy e-könyvet)

A legjobb leadgondozó emailek rövidek és lényegre törőek, illetve tartalmuk igazodik a címzett érdeklődési köreihez. Ehhez persze viselkedési adatokat kell begyűjteni a felhasználókról, amelyek alapján aztán egy email rendszer összeválogatja az adott címzettek számára legmegfelelőbb tartalmakat.

 

Hírlevelek

A hírleveleket adott időközönként (és szintén automatikusan) szokás kiküldeni egy email lista feliratkozói számára. Ezek az emailek válogatott tartalmakat sorolnak fel, amelyek (ideális esetben) igazodnak a címzett érdeklődési köreihez (ebben a szegmentálás segít). A hírlevelek általában a legfontosabb hírek, cikkek hivatkozásait tartalmazzák, amiket a cég az előző hírlevél kiküldése óta publikált. Ezeken kívül lehetnek bennük meghívások közelgő eseményekre, illetve konkrét hírek is.

 

Onboarding emailek

Az onboarding emaileket azoknak az ügyfeleknek szokás kiküldeni, akik már vásároltak egyszer a cégtől, céljuk pedig a márkahűség megszilárdítása. Az onboarding emailek általában hasznos tippeket, tanácsokat tartalmaznak a megvásárolt termékekkel kapcsolatban, és segítenek az ügyfeleknek, hogy a leghatékonyabban használhassák őket, és a legtöbbet hozhassák ki belőlük.

 

Felmérő emailek

Népszerű taktika továbbá utólagos emaileket küldeni egy ügyfélnek, miután az megvásárolt valamit a cégtől, és kikérni a véleményét. Ez lehet egy rövid, írott visszajelzés, vagy akár egy kérdőív kitöltése is, amivel a cég felmérheti, hogy mennyire elégedett egy vásárló az egész élménnyel, és/vagy a termékkel.

 

Az email előnyei

Költséghatékonyság: Mind a magánszemélyek, mind pedig a cégek számára temérdek ingyenes, vagy kifejezetten olcsón használható email szolgáltató áll a rendelkezésére. Sokaknak csak az internetért kell fizetniük, hogy emailezhessenek másokkal.

Rugalmasság: Az emailek lehetővé teszik a beszélgetések résztvevői számára, hogy akkor válaszoljanak egy emailre, amikor nekik kényelmes. Ez megkönnyíti az időzónák közötti kommunikációt is.

Hozzáférhetőség: Az emailek szinte bármilyen eszközről elérhetők, ami kapcsolódik az internethez.

Gyorsaság és egyszerűség: Egy emailt gyorsan és könnyedén meg lehet fogalmazni, illetve címezni is, hiszen a legtöbb email kliensben egy címjegyzéket is vezethetnek a felhasználók. A félkész emailek továbbá elmenthetők piszkozatokként későbbi befejezésre és küldésre, vagy sablonként való tárolásra.

Küldés több címzettnek: Egy email egyszerre akár több címzettnek is kiküldhető. Megadható továbbá, hogy a címzettek láthassák-e, hogy ki más kapta meg az üzenetet, vagy sem.

Az üzenetek kategorizálása: Az emailek többféle szempont (tartalom, feladó, stb.) szerint kategóriákba oszthatók, így a későbbiekben könnyebb megtalálni őket a több száz beérkező levél között. Egyes levelek, vagy feladók akár spamként is megjelölhetők, és beállítható, hogy a rendszer ne is jelezze ezeket a beszélgetéseket.

 

Az email veszélyei

Az email a kibertámadások egyik leggyakoribb médiuma. A rosszindulatú feladók (támadók) többféle módszerrel próbálhatnak meg kárt tenni a címzettekben (ezek lehetnek magánszemélyek, vagy cégek, szervezetek is), vagy megszerezni azok személyes, érzékeny, vállalati adatait.

A leggyakoribb email támadások a következők:

 

Spam

A spam, azaz kéretlen email, vagy levélszemét olyan értéktelen email, amit általában több címzettnek szokás kiküldeni. A „spammelés” már a 90-es évek óta létezik, és a mai napig problémákat okoz számos felhasználó számára.

A spam emailek címzettjeinek email címét általában egy úgynevezett spambot szerezte meg, és adta hozzá egy listához, amire aztán egy automatizált rendszer kiküldi a spam üzeneteket. A spambotok lényegében olyan szoftverek, amik automatikusan vizsgálgatják a webhelyek tartalmát, és igyekeznek azokról minél több email címet összegyűjteni az email listára.

A spammerek általában több ezer, vagy akár több százezer (esetleg millió) emailt is kiküldenek, és számolnak vele, hogy ezekre jó eséllyel csak néhányan válaszolnak majd.

 

Phishing

A phishing az egyik legveszélyesebb email csalás, amely során a feladó egy hiteles cégnek álcázza magát, hogy megszerezze az óvatlan címzettek személyes, érzékeny információit. Ezek lehetnek például egy webhely belépési információi (felhasználónevek és jelszavak), vagy akár egy bankkártya adatai is.

 

Spoofing

A spoofing során a rosszindulatú feladók úgy hamisítják meg az emailek fejlécét, hogy úgy tűnjön, mintha azokat más adta volna fel. Ez egy gyakori taktika, amit a phishinghez és a spammeléshez szokás alkalmazni, hiszen a címzettek nagyobb valószínűséggel nyitnak meg egy emailt, ha az látszólag egy megbízható forrásból érkezett.

 

Spear-phishing

A spear-phishing a phishing egy veszélyesebb formája, amely során a támadó ipari titkokat, vagy akár katonai információkat is megpróbálhat beszerezni.

 

Ransomware

A ransomware olyan rosszindulatú szoftver, ami, ha aktiválódik egy számítógépen, lezárja az adott készülék adatait (általában titkosítással), majd váltságtdíjat követel a felhasználótól a fájlok feloldásáért. A ransomware támadások célja szinte minden esetben pénzügyi jellegű, és ez az egyetlen olyan támadás az itt felsoroltak közül, ahol a támadó szándékosan figyelmezteti az áldozatot. A váltságdíjat általában valamilyen kriptovalutában követelik a támadók, hogy ne lehessen lekövetni őket.

 

BEC

A BEC (business email compromise) során a támadó hozzáférést szerez egy céges email fiókhoz, amelyet arra használ, hogy pénzt, és/vagy személyes információkat szerezzen a cég partnereitől, alkalmazottjaitól, vagy ügyfeleitől.

 

Email biztonság

Az emailt eredetileg egy nyílt, könnyedén elérhető platformnak szánták, ami lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy kommunikáljanak egymással. Sajnos, mint fentebb olvashattad, az emailek biztonsága közel sem tökéletes, ezért fontos, hogy minden felhasználó odafigyeljen email fiókja és személyes adatai védelmére.

A felhasználók erős jelszavakkal, és, ahol lehetséges, kétfaktoros hitelesítéssel védhetik email fiókjuk biztonságát az illetéktelen hozzáférésektől. Sok email szolgáltató spam szűrőket is használ, amik a potenciálisan kéretlen, vagy veszélyes emaileket egy külön Spam címkével látják el, és külön is jelenítik meg őket a biztonságosnak vélt üzenetektől – ilyen például a Gmail „Spam” mappája is.

 

A szervezetek továbbá email biztonsági átjárókat és titkosítást is alkalmazhatnak üzeneteik védelme érdekében.

Az email átjárók minden fogadott emailt átellenőriznek, és csak akkor engedik tovább őket, ha nem találnak bennük veszélyes tartalmakat. Mivel az email támadások egyre összetettebbek, egyre fontosabb többrétegű biztonsági átjárókat alkalmazni.

Az automatikus email titkosítás szintén fontos biztonsági óvintézkedés, ami lekódolja egy cég összes kimenő üzenetét, hogy az ezeket megkaparintó támadók ne lássák az üzenetek tartalmát.

Fontos továbbá, hogy a cégek megfelelően kiképezzék és oktassák munkavállalóikat a kiberbiztonsági témákban, különös tekintettel az emailek kezelésére, illetve a jelszavak használatára.