Kapuőr - Gatekeeper az online marketing szakszótárban

 

A kapuőr definíciója

Amikor felkeresed egy cég valamelyik fő döntéshozóját, akkor általában egy titkárral, egy főasszisztenssel, vagy más, a döntéshozóhoz közel álló személlyel – egy kapuőrrel – kell beszélned, mielőtt közvetlenül is kommunikálhatnál az adott döntéshozóval. Gyakran az emailek, a telefonhívások, és a személyes felkeresések átszűréséért is a kapuőrök felelnek.

Bizonyos értelemben a kapuőrök is döntéshozók, hiszen egyik fő feladatuk eldönteni, hogy kiket engednek kommunikálni a feletteseikkel. Általában csak akkor engedik tovább az üzenetét (pl. átkapcsolják a hívásukat, továbbítják az emailt, stb.), ha úgy vélik, hogy az adott felkeresés hasznos lehet-e a cég számára.

Fontos tehát, hogy pozitív első benyomást tégy a kapuőröknél, ha szeretnél beszélni a főnökükkel.

Fontos tipp a kapuőrrel való kommunikációhoz: készíts elő egy "liftebeszédet"

A liftebeszéd egy rövid, körülbelül 30 másodperces bemutatkozás, amelyben elmondod, ki vagy, mit csinálsz, és miért érdekes ez a kapuőr számára és a főnöke számára.

Itt a lényeg, hogy gyorsan felkeltsd az érdeklődését, és megmutasd az értéket, amit kínálsz. A jól megírt liftebeszéd segít abban, hogy a kapuőr továbbvezesse az üzenetedet a döntéshozóhoz, vagy legalább egy bemutatkozó lehetőséget adjon neked.

Kommunikáció a kapuőrökkel

Egy kapuőrnek két fő feladata van:

• Távol tartani a jelentéktelen, zavaró embereket a döntéshozótól
• Továbbengedni a hasznos, értékes ajánlatokkal érkező embereket a döntéshozóhoz

Ne feledd, hogy a döntéshozók feladata, hogy kritikusak legyenek, és alaposan átszűrjenek, mielőtt eldöntik, hogy továbbengednek-e vagy sem. Légy velük türelmes és illedelmes, ne hallasd a hangodon, hogy nem velük akarsz beszélni.

Íme néhány tipp a kapuőrökkel való sikeres kommunikációhoz:

Tégy fel fontos kérdéseket

Ha egy döntéshozóval szeretnél beszélni (mindegy, hogy személyesen vagy telefonon), akkor jóban kell lenne a kapuőrrel. Minden bizonnyal ismerik a felettesük fájdalmi pontjait, így a megoldás, amit kínálsz, bizonyára számukra is hasznos lehet. Beszélj velük úgy (és olyan tisztelettel), mintha ők lennének a döntéshozók, és kérdezd meg tőlük, hogy mit tanácsolnak majd akkorra, amikor a főnökükkel beszélsz.

Használd a közösségi médiát

A közösségi média egy másik, személyesebb kommunikációs csatornát biztosít számodra, amelyen keresztül a hívásokon kívül is felveheted a kapcsolatot a kapuőrrel. Ehhez első sorban a LinkedInen érdemes megkeresni, hogy kivel is kell beszélned majd, és hozzászólni bejegyzéseihez, megosztani azokat, és így tovább.

Keress egy közös pontot

A LinkedInen és más közösségi platformokon azt is láthatod, hogy kik a közös ismerőseitek, vagy milyen egyéb közös dolgaitok vannak a kapuőrrel. Megpróbálhatod akár az ilyen közös ismerősökön keresztül is megismerni őt – kérd meg barátaidat, hogy mutassanak be neki hivatalosan is.

Légy eredeti

Ha szeretnél túljutni a kapuőrön, aki már bizonyára több tucat, vagy akár több száz értékesítővel is beszélt munkája során, akkor igazán egyedien kell prezentálnod nem csak ajánlatodat, hanem saját magadat is. Meg kell mutatnod, hogy megéri együttműködniük veled és márkáddal.

További tippek

• Kérdezd meg, hogy ki felel a cég költségvetéséért.
• Ne fedd fel ajánlatod részleteit a kapuőr előtt.
• Üzeneted legyen egyedi, és férjen bele 30 másodpercbe.
• Mindig légy türelmes, illemtudó és professzionális.
• Használj némi humort, de csak óvatosan.
• Próbálj meg egyeztetni egy második, részletesebb telefonhívást vagy találkozót.
• Tudd, hogy mi a célod, és ne távolodj el tőle (a célod az, hogy beszélhess a döntéshozóval).
• Ha első körben nemleges választ kapsz, még ne add fel, ha úgy érzed, hogy fontos beszélned az adott döntéshozóval.

Friss trendek a kapuőrökkel való kommunikációban

• Online kapcsolattartás: A kapuőrökkel való online kapcsolattartás egyre elterjedtebbé válik. Ez magában foglalhatja a LinkedIn-en, e-mailben vagy akár a cég weboldalán keresztüli üzenetküldést.
• Személyre szabás: A kapuőrök értékelik a személyre szabott kommunikációt. Ha üzenetet írsz nekik, említsd meg, hogy honnan hallottál róluk, és miért gondolod, hogy a terméked vagy szolgáltatásod értékes lehet számukra.
• Rövidség és tömörség: A kapuőröknek rengeteg dolguk van, ezért fontos, hogy az üzeneted rövid és tömör legyen. Mondd el nekik a lényeget, és ne vesztegesd az idejüket irreleváns információkkal.
• Követés: Ha nem kapsz választ a kapuőrtől, ne add fel. Egy udvarias emlékeztető e-maillel próbálkozhatsz néhány nap múlva.