A KPI definíciója
A KPI az angol Key Performance Indicator kifejezés rövidítése, ami „fő teljesítménymutatót” jelent. A KPI egy olyan mérhető érték, ami azt mutatja meg, hogy egy cég milyen hatékonysággal dolgozik a kitűzött céljai felé. A cégek több szinten is megvizsgálják a különböző KPI-ket, hogy megtudják, mennyire hatékonyak ezen célok elérésében. A magas szintű KPI-k az egész cég vagy vállalkozás teljesítményét mutatják, míg az alacsonyabb szintű mutatók a kisebb részlegek, osztályok (például marketing, ügyfélszolgálat, értékesítés, IT, stb.) hatékonyságáról mondanak el többet.
Mitől lesz hatékony egy KPI?
Egy KPI csak annyira lehet értékes, mint a KPI által mért tevékenység vagy folyamat. Sok cég követi el azt a hibát, hogy az iparág általános teljesítménymutatóit alkalmazzák saját céges rendszerükben – ez gyakran olyan haszontalan adatok kimutatásához vezet, amelyek nem tesznek semmit a cég előre jutása érdekében.
A KPI-k egyik gyakran figyelmen kívül hagyott, ámde lényeges tulajdonsága, hogy ezek a mutatók valójában a kommunikáció eszközei is. Éppen ezért a kommunikációra vonatkozó általános „szabályok” vonatkoznak rájuk is: a tömör, tiszta és releváns információt sokkal könnyebb feldolgozni és felhasználni.
Hatékonyabb online marketing kommunikációra vágysz? Nem vagy elégedett a jelenlegi eredményekkel? Segítünk! Felülvizsgáljuk online marketing rendszeredet, feltárjuk a gyenge pontokat, megerősítünk a sikeres irányokban, mindezekből stratégiát alkotunk! Hogyan működik ez? Olvasd el a részleteket ITT!
A megfelelő KPI-k megfogalmazásához szükség lesz az alapok tisztázására és a szervezet céljainak körvonalazására, azok elérésének felvázolására és az ezért felelős személyek kinevezésére. Ez egy folyamatosan magára épülő folyamat, amely a menedzserektől, osztályvezetőktől és az analitikáért felelős szakemberektől kapott visszajelzés alapján történik.
Ahogy ez a folyamat egyre több tényre világít rá, úgy egyre könnyebb dolgunk lesz elkülöníteni azokat az üzleti folyamatokat, amelyeket érdemes KPI-k segítségével lemérni, és hogy az így kapott információkat kikkel érdemes megosztani.
A SMART-módszer alkalmazása
A KPI-k relevanciájának megállapítására a SMART kritériumcsoport alkalmazása az egyik leghatékonyabb módszer. A SMART angolul annyit tesz, hogy „okos,” és ámde ez a kifejezés jelen esetben mozaikszóként is működik.
S – Specifikus-e a kitűzött cél?
M – Mérhető-e a folyamat, amellyel elérhetjük ezt a célt?
A – Aktuális helyzetben reális lehet ennek a célnak az elérése?
R – Releváns-e, tehát kapcsolódik-e ez a cél a szervezet jellegéhez?
T – Tervezett időtartamon belül megvalósítható-e a kitűzött cél
Hogyan határozzunk meg egy KPI-t?
A KPI-k meghatározása nem egyszerű feladat. A fő teljesítménymutatók lényege, hogy mindegyik egy bizonyos üzleti cél megvalósításához kötődik. A KPI-ket a kritikus üzleti célok alapján kell meghatározni. Ehhez a következő lépéseket érdemes követni:
- Mi a kívánt végeredmény?
- Miért jelentős ez a végeredmény?
- Hogyan mérhetjük majd az előrehaladást?
- Hogyan befolyásolhatjuk a végeredményt?
- Ki a felelős az üzleti végeredményért?
- Honnan fogjuk tudni, hogy elértük a kívánt végeredményt?
- Milyen gyakran értékeljük majd az előrehaladást a folyamat során?
Nézzünk egy egyszerű példát az értékesítési növekedés KPI meghatározására, ahol a cél az éves értékesítésből származó bevétel növekedése.
• Mi a kívánt végeredmény?
o Az éves bevétel 20%-os növelése
• Miért jelentős ez a végeredmény?
o Ennek a célnak az elérése egy jövedelmezőbb céget eredményez majd
• Hogyan mérhetjük majd az előrehaladást?
o Az előrehaladást az eladásokból származó bevétel növekedése mutatja majd
• Hogyan befolyásolhatjuk a végeredményt?
o Az értékesítési osztály új alkalmazottakkal történő bővítésével, illetve a korábbi ügyfelek újabb vásárlásra való ösztönzésével
• Ki a felelős az üzleti végeredményért?
o Az értékesítési osztály vezetője felel ezért a mutatóért
• Honnan fogjuk tudni, hogy elértük a kívánt végeredményt?
o Az év során a bevétel 20%-kal növekedett
• Milyen gyakran értékeljük majd az előrehaladást a folyamat során?
o A KPI-t havi rendszerességgel ellenőrizzük
A SMART-módszer fokozása
A SMART-módszert további lépésekkel bővíthetjük – ezek az értékelés és újraértékelés. Ezek a lépések rendkívül fontosak lehetnek, mert biztosítják, hogy folyamatosan felmérjük a KPI-kat és azok relevanciáját a szervezeten belül.
Például ha sikerült idő előtt túllépni az éves kitűzött profitnövekedési célt, akkor érdemes megvizsgálni, hogy túl egyszerű célt választottunk magunknak, vagy valamilyen más okból sikerült ilyen hamar elérni ezt.
Megéri a KPI-kkel foglalkozni?
A KPI-k rossz hírnevet szereztek az idők során, amely nem feltétlenül a módszer hiányosságainak, hanem inkább az azt alkalmazók mulasztásainak köszönhető. Mint azt már említettük, a KPI-k hatékony használatához elengedhetetlen a rendszeres kommunikáció, a legtöbben pedig ezt hanyagolják el, ami a KPI-k alkalmazását feleslegessé teheti.
A fő teljesítménymutatók csak annyira értékesek, amennyire azokká tesszük őket. Időt és erőfeszítést követelnek. Habár a KPI-k használatát a legtöbben mellőzik, ha megfelelően helyezzük őket gyakorlatba, akkor értékes vállalati eszközök lehetnek, amelyek segítenek hatékonyabban elérni a kitűzött célokat.
